Valószínűleg a Smartsheet egyik legjobb funkciója a projektjelentések elkészítése. Valós időmegtakarítást jelenthet, ha lehetővé teszi a projektmenedzserek számára, hogy egyetlen nézetben dolgozzanak a különböző lapokról származó adatokkal. Ez a folyamat azonban kihívást jelenthet azok számára, akik még soha nem készítettek jelentést, vagy csak most kezdték el használni a Smartsheetet. Ha a két kategória valamelyikébe tartozik, akkor jó helyen jár.
Ebben a lépésenkénti útmutatóban mindent elmondunk, amit a Smartsheet jelentéskészítéssel kapcsolatban tudnia kell. Megtudhatja, mik a különböző jelentéstípusok, és hogyan konfigurálhatja őket.
Hogyan készítsünk jelentést a Smartsheetben a számítógépen?
Minden sikeres projektmenedzsernek tudnia kell, hogyan végezhet hatékonyan többfeladatos munkát. A folyamatban lévő feladatok, a heti értékesítés vagy más projektek lépést tartania ijesztő lehet, ha nem készül időben jelentések ezekről a tevékenységekről. A jelentések különösen hasznosak az alapvető üzleti kérdések megválaszolásához, valamint a munkafolyamatok kezeléséhez és nyomon követéséhez.
A jelentésben szereplő összes adatot szerkesztheti, összegezheti vagy rendezheti. Miután sikeresen létrehozta, elküldheti, megoszthatja vagy közzéteheti kollégáival vagy érdekelt feleivel.
A Smartsheet asztali böngészőalkalmazásban két alapvető jelentéstípust hozhat létre: Sor- és Lapösszesítő jelentések.
A sorjelentések azonnal összegyűjtik a soradatokat a különböző lapokról. Ezeknek a jelentéseknek köszönhetően áttekintést kaphat az összes befejezetlen feladatról, a nem teljesített befizetésekről vagy bármely más, sorokban halmozott információról.
A Lapösszefoglaló jelentés a különböző lapok összesítő mezőire vonatkozó információkat jelenít meg. Ez egy kiváló eszköz a különböző projektek részletes áttekintésére.
A Smartsheet asztali böngészőalkalmazásban található Jelentéskészítőben sor- és összefoglaló jelentéseket készíthet. Ez a folyamat jónéhány lépésből áll, de azok számára, akik gondosan követik az alábbi utasításokat, ez egy szelet lesz:
Sorjelentés
1. lépés: A sorjelentés létrehozása
- Jelentkezzen be Smartsheet böngészőfiókjába az asztalon.
- Keresse meg a Menü jelet az ablak bal felső sarkában.
- Kattintson a plusz jelre a Megoldásközpontba való belépéshez.
- Kattintson a „Létrehozás” gombra a bal oldali sávban.
- Válassza a „Jelentés” lehetőséget a megjelenő lehetőségek közül.
- Megjelenik egy ablak, amelyben meg kell nevezni a jelentést, és kiválasztani a jelentés típusát.
- Válassza a „Sorjelentés” lehetőséget, majd kattintson az „OK” gombra.
Most konfigurálnia kell a jelentést, hogy használni tudja azt.
2. lépés: A sorjelentés konfigurálása
A sorjelentés konfigurálásához használja a felső eszköztár füleit. A következőket konfigurálhatja: Forráslapok, Megjelenítendő oszlopok, Szűrési feltételek, Csoportosítás, Összegzés, Rendezés. Például a Szűrési feltételek lapon kiválaszthatja a jelentésben megjelenítendő feltételeket. Szűrhet megjegyzések, osztályok, leírások, hozzárendelések és még sok más alapján.
3. lépés: Sorjelentések eredményeinek rendezése
A sorjelentés létrehozásának lényeges része az eredmények mezők szerinti rendezése:
- Kattintson a „Rendezés” szakaszra az eszköztár menüjében.
- Válasszon egy mezőt a jelentés rendezéséhez.
- Válassza a „Csökkenő rendezés” vagy a „Növekvő rendezés” lehetőséget az eredmények rendezésének módjához.
Ha további rendezési feltételeket szeretne hozzáadni, kattintson a „Rendezés másik oszlop szerint” lehetőségre. A jelentés eredményeit legfeljebb három mező szerint rendezheti.
Hogyan készítsünk jelentést a Smartsheet iPhone alkalmazásban?
A Smartsheet iPhone alkalmazás lehetővé teszi az összes elérhető lap és jelentés információinak elérését és szerkesztését. Ez valódi életmentő lehet, ha számítógépe nélkül van, és rögtönzött adatkonfigurációs feladatot kap, amelyet azonnal el kell végezni.
A Smartsheet mobilalkalmazás azonban nem teszi lehetővé a felhasználók számára új jelentések létrehozását. A webhelyükön javasoltak szerint a legjobb, ha korábban beállított jelentésekkel vagy lapokkal használja az alkalmazást. Az asztali verziót érdemes használnia jelentés beállításához vagy automatizálás létrehozásához, képletek alkalmazásához és egyéb adminisztratív változtatásokhoz. Ha Ön munkalap-adminisztrátor vagy tulajdonos, módosíthatja a telefon oszlopait.
Hogyan készítsünk jelentést a Smartsheet Android alkalmazásban?
A Smartsheet-jelentésekhez való hozzáférés Android-eszközén meglepően kényelmes lehet, különösen akkor, ha számítógépe nem elérhető. Sajnos a Smartsheet Android alkalmazás továbbra sem támogatja az új jelentések létrehozását.
Android-eszközén bármikor elérheti a munkaterületén található összes jelentést. Az oszlopokat akkor is szerkesztheti, ha Ön a jelentés tulajdonosa vagy adminisztrátora. Új jelentések, lapok létrehozása vagy bármilyen adminisztratív változtatással való munka a legjobb a Smartsheet asztali verziójával.
Hogyan készítsünk összefoglaló jelentést a Smartsheetben?
Az összefoglaló jelentés létrehozása lehetővé teszi, hogy a csapatok egy helyen gyűjtsenek össze meghatározott összegző mezőket különböző lapokról. Ezzel mindenki portfóliószintű nézetben láthatja a fontos információkat és adatokat. Ezután könnyedén egyesítheti az adatokat csoportokba, összefoglalhatja az információkat függvények alkalmazásával, és még sok más.
A következőket kell tudnia, mielőtt összefoglaló jelentést hoz létre a Smartsheetben:
- Az összefoglaló mezőket minden olyan munkalapon, amelyet fel szeretne venni, következetesen el kell nevezni. Az alkalmazás kizárja az információkat egy adott összefoglalóból, ha a szóközökben vagy a helyesírásban a legkisebb eltérések is vannak.
- Használja ugyanazokat a mezőtípusokat minden olyan összefoglalóhoz, amely ugyanazokat az adatokat halmoz fel. Ha például pénzinformációkat összesít, az összes oszlopnak pénznemformátumot szeretne megadni. Ez segít elkerülni az ismétlődő jelentésoszlopokat. Ha egyes mezők csak számok, mások pedig pénznemek, akkor két oszlopot kapna – minden mezőtípushoz egyet.
Így hozhat létre összefoglaló jelentést a Smartsheetben:
- Indítsa el a Smartsheet alkalmazást az asztali böngészőben.
- Menjen a jobb felső sarokban található menüsorra. Ez a menü három vízszintes vonallal.
- Válassza ki a „Megoldásközpontot”, amely pluszjelként jelenik meg.
- Kattintson a „Jelentés” gombra.
- Megjelenik egy felszólítás, amely arra kéri, hogy nevezze el a jelentést, és válassza ki a jelentés típusát.
- Válassza a „Lapösszesítő jelentés” lehetőséget.
- Nyomja meg az „OK” gombot.
- (Opcionális, később is megtehető) A „Forráslapok” részben válassza ki azokat a forráslapokat, amelyek lapösszesítő mezőit fel szeretné venni.
- (Opcionális, később is megtehető) A „Megjelenítendő mezők” alatt adja meg a megjelenítendő oszlopokat. Ezeket az összefoglaló mezőket szeretné hozzáadni.
Az összefoglaló jelentést közvetlenül az irányítópulthoz adhatja hozzá a jelentés widget segítségével. A jelentés adatait diagramokban vagy grafikonokban is megjelenítheti, és megkönnyítheti kollégái számára az információk elérését.
Az összes foglalt adat portfóliónézetének létrehozásához meg kell határoznia, hogy milyen információkat kíván begyűjteni az összefoglaló jelentésbe. Ezt az eszköztár beállításai között navigálva teheti meg:
- Forráslapok: Adja meg, hogy melyik lapot és lapösszefoglalót kívánja szerepeltetni a jelentésben.
- Megjelenítendő oszlopok: Válassza ki a jelentésbe foglalandó összegző mezőt.
- Szűrési feltételek: Állítsa be a jelentésben megjelenő információk paramétereit.
- Csoportosítás: Sorok rendezése hasonló adatok logikai osztályozásokba való csoportosításával.
- Összegzés: A jelentés alapvető információinak kibontása.
- Rendezés: Válassza ki a jelentés összesítő adatainak rendezésének módját.
Az összes módosítás alkalmazásához kattintson a „Mentés” gombra az alkalmazásablak jobb felső sarkában. Ezután láthat minden olyan információt, amely megfelel a fent kiválasztott kritériumoknak.
Hogyan készítsünk állapotjelentést a Smartsheetben?
Az állapotjelentések segítenek összefoglalni a projekt általános előrehaladását, és fő céljuk, hogy mindenkit tájékoztassunk a folyamatban lévő változásokról és a lehetséges kockázatokról vagy akadályokról. Szerencsére a Smartsheet rengeteg ingyenes sablonnal rendelkezik, amelyek segítségével részletes állapotjelentést készíthet. Ezen az oldalon megtalálod őket.
Létrehozhat saját állapotjelentést is, és csak a sablonokat nézheti meg inspirációként. Íme néhány alapvető rész, amelyet bele kell foglalnia az állapotjelentésbe:
- Projekt neve. Ide írja be a projekt nevét. A névnek kellően egyértelműnek kell lennie minden érdekelt fél számára, aki megtekintheti az állapotjelentést.
- Projekt menedzser. A projektért felelős személy neve.
- Projekt időszak. Az az időtartam, amelyet a projekt lefed.
- Teljesítés dátuma. Ide kell beírni a projekt határidejét. Ha nincs pontos határidő, megírhatja a becsült dátumot.
- Költségvetés. Milyen állapotban van a projekt költségvetése? Ide kell beírni, hogy célban van-e vagy sem.
- Menetrend. Ide írja fel a projekt ütemezésének állapotát. Vannak útlezárások, vagy eddig minden sínen van?
- Minőség. Itt adhatja meg, hogy a projekt sikeres vagy kockázat felé hajlik.
- Hatály. Írja le a projekt hatókörét, és azt, hogy az eredeti túl nagy vagy kicsi volt-e.
- Kockázatok. Írjon minden kockázatról, amellyel a projektje szembesült. Mi a helyzetük most?
- Útlezárások. Említsen meg minden olyan akadályt, amely zavarhatja a projektjét.
Ezek a szakaszok bőven elegendőek egy világos jelentés elkészítéséhez, amely nyomon követi a projekt sikereinek minden szakaszát.
Jelentés készítése Smartsheetben
A projekt előrehaladását nyomon követő jelentések készítése elengedhetetlen a részletes, kompakt és időtakarékos munkafolyamat biztosításához. Ha több lap adatait egyetlen portfóliónézetben egyesíti, könnyedén megoszthatja a legfontosabb információkat az érdekelt felekkel. A Smartsheet segítségével ezt megteheti. Remélhetőleg, miután elolvasta útmutatónkat, önállóan is létrehozhat jelentéseket a Smartsheetben.
Melyik jelentéstípust tartja különösen hasznosnak a projektmenedzsmentben? Ossza meg gondolatait és tapasztalatait az alábbi megjegyzések részben.