9/1. kép
Amikor a mindennapi dokumentumokról van szó, ritkán van szükség arra, hogy túllépjünk a Word Kezdőlap lapján. A felületen belül azonban rengeteg további eszköz vár felfedezésre. Ezek a funkciók nem igazán „titkosak”, de sok felhasználó soha nem találja meg őket – és ezzel jelentős időt és erőfeszítést takaríthat meg.
Az alábbiakban felvázoljuk a Word 20 könnyen figyelmen kívül hagyható funkcióját. Sok közülük már egy évtizede vagy még régebb óta szerepel a Wordben, és megtalálhatók a Word XP és Word 2003 menüjében, de mi a Word 2007 és újabb verzióinak szalagos felületére fogunk összpontosítani, amelyet végül is azért találtak ki, hogy segítsen. a felhasználók a szoftver ezoterikusabb funkcióit találják.
1. Válassza a Hasonló formázás lehetőséget
Egy ideális világban a dokumentum minden eleméhez hozzá kell rendelni egy stílust. De ha a helyi formázásra támaszkodott, akkor is könnyű globális változtatásokat végrehajtani. A Kezdőlap lap jobb szélén található Szerkesztés rész tartalmazza a „Minden hasonló formátumú szöveg kijelölése” lehetőséget. Ez lehetővé teszi, hogy egyszerre kiemelje az összes ad hoc címsort, feliratot stb., és egyetlen mozdulattal módosítsa a megjelenésüket – vagy alkalmazzon egy stílust a könnyebb kezelés érdekében a jövőben.
2. Vágólap panel
A vágólappanel kényelmes módot kínál arra, hogy egyszerre több elemet tartson a vágólapon. Kattintson az apró kiugró ikonra a Kezdőlap lap Vágólap részében a megnyitásához. Legfeljebb 24 legutóbbi vágási és másolási művelet emlékezik meg, és bármelyikre kattintva beillesztheti a beillesztési pontba. Az alsó Beállítások legördülő menü segítségével szabályozhatja, hogy mikor jelenjen meg a Vágólap panel; az egyik lehetőség az, hogy megjelenjen a Ctrl+C kétszeri megnyomására.
3. Fordítás
Word's Review | A Fordítás funkció elküldi a dokumentum szövegét a Microsoft Translator weboldalára, és megjeleníti a fordítást a böngészőablakban. A Word 2010-ben és 2013-ban a Review | funkciót is aktiválhatja Fordítás | Mini Translator, amely szellemképes elemleírást jelenít meg, amikor az egérmutatót a kiválasztott szövegrész fölé viszi; mozgassa rá a mutatót, hogy megtekinthesse a felugró fordítást a kiválasztott nyelven. Több tucatnyi nyelv közül választhat: böngésszen közöttük a Fordítás legördülő menüből válassza a Fordítás nyelvének kiválasztása lehetőséget.
4. Kerning
A professzionális asztali kiadói szoftver támogatja a bevágást – a karakterek közötti távolság szelektív beállítását, hogy a szöveg esztétikusabb legyen. A Word ezt alapértelmezés szerint nem teszi meg, de bekapcsolható, ha a Kezdőlap lap Font részében a kiugró ikonra kattint, és bejelöli a „Kerning for fonts” feliratú négyzetet; írja be a minimális pontméretet a jobb oldali mezőbe. Ha azonban apró betűtípusokon levágást használ, úgy tűnhet, hogy a betűk együtt futnak, ami csökkenti az olvashatóságot.
A könnyebb eléréshez használja a CTRL+D billentyűkombinációt, Macen pedig a CMD+D billentyűkombinációt. Ez a parancsikon közvetlenül a Betűtípusok képernyőre viszi, függetlenül attól, hogy melyik verziót használja. A Word 2007-et vagy korábbi verziót futtatóknak be kell jelölniük a Karaktertávolság beállítást. Ha újabb verziót használ, válassza ki a „Speciális” lapot az előugró ablak tetején, a fent látható módon.
5. Diagram beszúrása
Ha Excel diagramot szeretne beilleszteni a dokumentumba, nem kell elhagynia a Word alkalmazást. A Beszúrás | A Wordben található diagram egy miniatűr Excel nézetet nyit meg, amelyben szerkesztheti vagy importálhatja adatait. Csak zárja be az Excel ablakot, ha végzett – diagram formájában jelenik meg a Wordben. A Word ablakának tetején a Diagrameszközök lapok teljes irányítást biztosítanak a diagram kialakítása és megjelenése felett, így nincs szükség az Excel kézi indítására.
6. SmartArt
A SmartArt segít a folyamatok és kapcsolatok szemléltetésében a piramisszervezetek, ciklusok, hierarchiák, mátrixok és egyebek számára készült csaknem 200 előre megtervezett elrendezésen keresztül. A Wordben való használathoz egyszerűen kattintson a Beszúrás | SmartArt, és válasszon sablont. Ezután írja be a címkéket a megjelenő lebegő panelre, és húzza el a fogantyúkat a SmartArt átméretezéséhez. Ha azt szeretné, hogy a dokumentum felett lebegjen, ezt egyszerűen elérheti, ha létrehoz egy szövegdobozt (a Beszúrás | Szövegdoboz segítségével), és abba helyezi a SmartArt elemet.
7. Képernyőkép beszúrása
Ha oktatóanyagot ír – vagy egyszerűen szeretne egy másik programból származó képet beilleszteni a dokumentumba –, a Beszúrás | Képernyőkép; a legördülő menü segítségével közvetlenül importálhat bármely megnyitott ablakot képként. Alternatív megoldásként kiválaszthatja a Képernyővágás opciót egy téglalap egérrel való húzásához és a képernyő testreszabott részének rögzítéséhez.
8. Helyezzen be gyors alkatrészeket
A vállalkozásoknak gyakran olyan leveleket és dokumentumokat kell létrehozniuk, amelyek szabványos elemeket vagy bekezdéseket, például címet tartalmaznak. A Word automatikus szöveg funkciója segíthet. Jelöljön ki egy szövegrészt, majd válassza a Beszúrás | lehetőséget Gyors alkatrészek | Automatikus szöveg | Kijelölés mentése az automatikus szöveggalériába. A szöveget most bármelyik dokumentumba újra beszúrhatja, ha kiválasztja a Beszúrás | Gyors alkatrészek | Automatikus szöveg menü. Gyorsalkatrészeket is beállíthat olyan elemekhez, mint például a cégnév és az e-mail cím, és az Építőelem-szervezőben gyors hozzáférésű sablonokat és objektumokat is beállíthat.
Ne feledje, hogy ez a lehetőség nem áll rendelkezésre a Mac felhasználók számára az írás idején.
9. Elválasztás
Ha hagyja, hogy a páratlan szó két sorban szóródjon, javíthatja a dokumentum megjelenését. Megakadályozhatja, hogy a jobb margó túlságosan rongyossá váljon, vagy teljesen indokolt szöveg esetén megakadályozhatja, hogy nagy „szigetek” jelenjenek meg az egyes szavak között. A Word szükség szerint automatikusan elválasztja a szavakat, de ez a funkció alapértelmezés szerint ki van kapcsolva: engedélyezéséhez lépjen az Oldalelrendezés fülre, és válassza az Elválasztás | Automatikus.
10. Sorszámok
Ha kódexre, jogi dokumentumokra vagy akár költészetre hivatkozik, érdemes lehet sorait számozni a könnyebb hivatkozás érdekében. A Word számozott lista eszköze olyan behúzási beállításokat alkalmaz, amelyek nem feltétlenül a kívántak: válassza az Oldalelrendezés | lehetőséget Ehelyett a sorszámok és a Word pontos számozást alkalmaz a dokumentum margóján. Alapértelmezés szerint a sorszámozás a teljes dokumentumra vonatkozik, de a Sorszámok | „Lezárás az aktuális bekezdéshez”.
11. Digitális aláírások
Nem mindig egyértelmű, hogy egy digitális dokumentum eredeti-e. Dokumentum személyes titkosítási kulccsal való aláírásához lépjen a Fájl lapra (vagy a Word 2007-ben a gömbre), válassza a Dokumentum védelme, majd a „Digitális aláírás hozzáadása” lehetőséget; Az aláírás hozzáadása előtt a rendszer felkéri a dokumentum mentésére. A dokumentum megváltoztatása esetén az aláírás automatikusan érvénytelenítésre kerül, így annak megléte garancia a hitelességre. Ha szeretne valakit meghívni egy dokumentum aláírására, lépjen a Beszúrás fülre, és a Szöveg részben válassza az Aláírási sor lehetőséget.
12. Vízjel
Amikor egy dokumentum piszkozatát körözteti, vagy valami privát dolgot oszt meg egy munkatársával, hasznos, ha vízjellel látja el az oldalt, így egy pillantással láthatja, hogy milyen típusú dokumentumról van szó. Az Oldalelrendezés lapon található Vízjel legördülő menüben két kattintással nagyméretű, szürke vízjelet adhat hozzá a „Vázlat”, „BIZALMAS” vagy „SÜRGŐS” felirattal. Saját szöveg vagy kép elhelyezéséhez válassza az Egyéni vízjel lehetőséget.
A Mac-felhasználóknak a „Beszúrás” fület kell használniuk számítógépük képernyőjének tetején a Vízjel opció eléréséhez.
13. Idézetek
Tudományos munkák esetén a Word az idézetek kezelésében is segíthet. A Referenciák lapon talál egy gombot a Források kezelésére; itt megadhatja az egyes hivatkozott munkák adatait, majd az Idézet beszúrása legördülő menüre kattintva hivatkozásokat szúrhat be. 14 elismert stílus közül választhat idézési formátumot, köztük APA és MLA szabványokat, és a végén egy kattintással létrehozhat egy bibliográfiát.
14. Makrók
Az Office parancsfájlkezelő felülete finoman szólva is kifinomult, de ha egy egyszerű, ismétlődő feladatot szeretne automatizálni, akkor nincs szükség kódsor begépelésére. A Nézet lapon kattintson a Makrók legördülő menüre, és válassza a Makró rögzítése lehetőséget. A megnyíló párbeszédpanelen válasszon egy gombot vagy billentyűparancsot (ne felejtsen el a Hozzárendelés gombra kattintani a választás megerősítéséhez); majd hajtsa végre az automatizálni kívánt feladatot. Ha végzett, lépjen vissza a legördülő menübe, és válassza a Felvétel leállítása lehetőséget. A kiválasztott gomb vagy billentyűkombináció bármikori megnyomásával megismétlődik a rögzített művelet.
15. Vázlatnézet
Ha a Word alkalmazást egy nagy projekthez, például főiskolai szakdolgozathoz vagy regényhez használja, hasznos lehet, ha a dokumentumot részekre és alszakaszokra osztja. Ugrás a Nézet | Vázlat egy hierarchikus megjelenítés eléréséhez, amely lehetővé teszi a címsorok megjelölését és a törzsszöveg összecsukását alattuk; így világos áttekintést kap a dokumentumról, amely könnyedén átszervezhető a szakaszok mozgatásával. Több dokumentumot is összegyűjthet egy főprojektbe: aldokumentumok importálásához vagy létrehozásához kattintson a Dokumentum megjelenítése lehetőségre a Vázlat lap Fődokumentum részében.
16. Oldalszín
Ha azt szeretné, hogy dokumentuma kiemelkedjen, használhatja az Oldalelrendezés | Oldalszín legördülő menü háttérmosás alkalmazásához; válassza a Kitöltési effektusok lehetőséget, és hozzáadhat mintákat és textúrákat. A kitöltéseket és mintákat a rendszer automatikusan alkalmazza a dokumentum összes oldalára. Ezenkívül, bár láthatja őket a képernyőn, nincsenek kinyomtatva, így nem zavarják a nyomtatott példányok olvashatóságát.
Egyes felhasználók a „Tervezés” lapon találhatják meg az Oldalszínek lehetőséget a Microsoft Word verziójától és a használt rendszertől függően.
17. Index beszúrása
A hosszabb munkáknál a harmadik hasznos funkció az index automatikus generálása. A funkció használatához először meg kell jelölnie a hivatkozásokat a szövegben a megfelelő szó vagy kifejezés kiválasztásával, majd a Hivatkozások | Index beszúrása. Ha megjelölte az összes címszót, kattintson az Index beszúrása gombra egy index létrehozásához. Ez hivatkozásokat fog tartalmazni a megjelölt példányokra, és önfrissítő hivatkozásokat az oldalszámokra, amelyeken megjelennek.
18. Dokumentumok egyesítése és összehasonlítása
A Word automatikusan képes összehasonlítani vagy kombinálni két dokumentumot: az eszközt az Áttekintés | alatt találja meg Hasonlítsa össze. Ha inkább saját maga szeretné elvégezni a munkát, kattintson a Megtekintés | Nézet egymás mellett; ez automatikusan egymás mellé helyezi a dokumentumokat azonos nagyítási tényezők mellett, így könnyen oda-vissza nézhet közöttük. Ha rákattint a Szinkron görgetés gombra, akkor még zárolási lépésben is felfelé és lefelé görgetnek, amikor a kurzort körül mozgatja, vagy húzza a görgetősávot.
19. Okmányvizsgáló
A sajtóreferensek és a köztisztviselők korábban forró vízbe kerültek, mert olyan dokumentumokat terjesztettek, amelyek metaadataiba ágyazott érzékeny információkat tartalmaznak, vagy amelyek a Word Változások nyomon követése funkciójával visszaállíthatók. Ne kövesd el ugyanazt a hibát: a Fájl lap Info szakaszában (vagy az Office 2007-ben az Orb-ban) a „Megosztásra való felkészülés” legördülő menüben olyan lehetőségek közül választhat, amelyek segítségével ellenőrizheti a rejtett információkat (és a Word más kiadásaival való kompatibilitás megerősítése).
20. A szalag testreszabása
A szalagos felületet úgy tervezték, hogy stabilabb legyen, mint a nagymértékben testreszabható Office 2003 felület. Ha azonban a Fájl | Opciók | A szalag testreszabásával új funkciókat adhat hozzá, és eltávolíthatja azokat, amelyeket nem szeretne látni. Hozzáadhat olyan funkciókat, amelyek általában nincsenek kitéve – van egy hasznos válogatás „A parancsok nincsenek a szalagon” –, és akár saját lapokat is létrehozhat. Ha ez túl bonyolult, testreszabhatja a képernyő tetején megjelenő Gyorselérési eszköztárat a jobb végén lévő apró legördülő nyíl segítségével.
